Dokumentenmanagement mit Windream

Unsere Lösungen verwenden den Kern des Standardproduktes windream, welches durch modularen Aufbau und eine Vielzahl von individuellen Einstellungsmöglichkeiten die ideale Integration in ein bestehendes DV-Umfeld gewährleistet.

Bisherige DMS-Lösungen sind zu teuer für kleine und mittlere Unternehmen. Da die Lizenzkosten mit ca. 1.000,- Euro pro Arbeitsplatz zu hoch sind, blieben DMS-Anwendungen bislang nur den großen Unternehmen vorbehalten. Durch windream mit seiner patentierten VFS-Technologie (Virtual File System) wird dies nun anders: Der technologische Ansatz dieses Systems ermöglicht bei der Entwicklung drastische Kosteneinsparungen, die wir unseren Kunden weitergeben können.

Grundsätzlich lassen sich zwei Arten von Dokumentenmanagement-Systemen unterscheiden. Zum einen die DM-Systeme, die als separate Applikation gleichberechtigt neben den dokumentverarbeitenden Programmen arbeiten (nicht integrierte DMS) und zum anderen solche, bei denen die Dokumenten-Management-Funktionalität in das Betriebssystem integriert ist.

Während die Informationen bei einem Dateisystem aus jedem beliebigen Anwendungsprogramm heraus direkt abgespeichert und auch wieder abgerufen werden können, erfolgt der Zugriff auf Dokumente bei einem herkömmlichen DMS nur, wenn das DMS vorher gestartet worden ist. Die Verwaltung der Dokumente erfolgt also nicht über das Dateisystem, sondern über ein eigenes DMS-Programm. Damit es sich mit den einzelnen Anwendungsprogrammen verständigen kann, müssen diese zuvor durch individuelle Programmierung an das DMS gekoppelt worden.

In logischer Konsequenz aus den Nachteilen eines Dateisystems und eines programmtechnisch verknüpften DMS muss das Dateisystem jeweils ergänzt werden. Bei der zweiten DMS-Art wird die bekannte Datei-Management-Funktionalität des Betriebssystems um die DMS-Funktionalität erweitert. Durch Einsatz eines speziellen Dateisystemtreibers, der sich gegenüber Windows wie ein herkömmliches Dateisystem verhält, jedoch logisch auf ein DMS aufsetzt, werden die Dokumenten-Management-Funktionalitäten ins Betriebssystem integriert.

Analog zu ähnlichen Technologien, wie NFS (Network File System) von Sun, wird diese als VFS Technology (Virtual File System) bezeichnet. Eine eigene, oberhalb des Betriebssystems installierte DMS-Applikation entfällt gänzlich.

Die Grundvoraussetzungen für ein Archivsystem definieren sich in windream wie folgt:

• DMS muss einfach zu bedienen sein
• DMS muss sich zukünftigen Anforderungen flexibel anpassen

Diese beiden Forderungen haben zur Folge, dass DMS zur Basistechnologie wird, wie es beispielsweise das Betriebssystem Windows ist. Diese neue Sicht des Dokumenten-Managements bedeutet, dass kein zusätzliches DMS-Programm mehr notwendig ist, sondern dass die DMS-Funktionalität direkt in das Betriebssystem selbst integriert wird. Die Bedienung eines DMS ist nun so einfach wie die von Windows.

Vorteile

DMS bietet eine sichere und effektive Datenkontrolle und sorgt dafür, dass Informationen vollständig und aktuell an dem Ort zur Verfügung stehen, an dem sie auch benötigt werden. Die ständige Verfügbarkeit von Informationen macht eine zeitaufwändige Suche überflüssig. Dokumente können gezielt und schnell wieder aufgefunden und z. B. Kundenanfragen unmittelbar beantwortet werden. Jede Information liegt in digitaler Form vor und wird innerhalb eines einzigen Mediums, des Computers, recherchiert. Auch hierdurch entfallen Such- und Liegezeiten von Vorgängen. Alle erstellten Dokumente oder auch einzelne Komponenten sind wieder verwendbar. Diese Faktoren tragen dazu bei, dass Durchlauf- und Reaktionszeiten verkürzt, Arbeitsproduktivität und Geschäftsprozesse verbessert und somit auch die Kundenzufriedenheit erhöht wird. Darüber hinaus können auch organisatorische Anpassungen schneller realisiert werden und ermöglichen so eine flexible Reaktion auf veränderte Rahmenbedingungen.